Вопросы до совещания и после совещания

Как проводить эффективные совещания Рекомендуем прочесть всем, кому приходится организовывать планерки, пятиминутки и прочие собрания. Их проводят многие, но мало кто делает это хорошо. Все мы участвуем в совещаниях. А кому-то даже приходится готовить и проводить их. Или планерки.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 417
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 929

Принятые решения доведены до исполнителей; Исполнители поняли и приняли, как выполнять решения. Эффективность — количественная сторона совещаний сколько часов, сколько вопросов, сколько участников,… , ее можно измерить и накапливать данные для последующего анализа. Результативность — качественная сторона совещаний подготовленность, своевременность, уровень и качество принимаемых решений и их исполнение , проявляется не сразу, а на интервале времени. Поэтому совещания могут быть внешне эффективными, но по существу — безрезультативными, и наоборот, результативными, но неэффективными. Начинать следует, очевидно, с устранения потерь и повышения эффективности, что постепенно приведет к росту результативности совещаний. Место совещаний в системе управления компанией Служебные совещания являются одним из центральных элементов в контуре управления компании.

Оптимальное время совещания - от 30 минут до часа. Если общаться меньше - вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки. Совещания — это площадка для разъяснения «курса партии», Во всяком случае, после обсуждения плановых вопросов должно.

Как правильно и с пользой провести рабочее совещание

Совещание состоится 24. Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года. Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя Пример 2. Схема рассадки Именные карточки На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и или Ф. Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой.

Как организовать совещание и вести протокол

Совещание состоится 24. Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года. Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя Пример 2.

Схема рассадки Именные карточки На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и или Ф. Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров. Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи рис. Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги.

А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме — целый день. Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Перерывы Если продолжительность совещания превышает астрономический час 60 минут , то необходимо делать перерывы через каждый академический час 45 минут.

На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски бутерброды, фрукты, сладости и напитки чай, кофе, соки, минеральную воду и т. Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду.

Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, — тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент. Еду на столы лучше не ставить. Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении. Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным. Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания.

На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись. Временные рамки Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована. За соблюдением этого правила следит председатель совещания.

Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса. О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю.

Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет — придется внести коррективы и вновь доложить председателю. После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания Пример 3.

Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях. Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания. Форму ведения протокола выбирает председатель совещания или руководитель предприятия. Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений. На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола. Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь. Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол — единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены.

В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать. Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу. Перед началом совещания нелишним будет внимательно изучить, кто где сидит, а потом заглядывать в схему по мере надобности. Возьмите с собой 2—3 ручки, 2 карандаша, 2 ластика. Не забудьте шнур питания и запасные батарейки или аккумуляторы.

Перед совещанием освежите в памяти основные тезисы всех докладов. Шаг 2: фиксируем ход совещания Помимо материалов, подготовленных к совещанию текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др. Как вести черновые записи? Подготовьте листы для черновика протокола — их количество зависит от объема повестки дня.

На первом листе напишите дату совещания, его тему, номер протокола, список участников, повестку дня Пример 4. Черновик протокола совещания. Доклад Прохорова П. Доклад Медведева В. Доклад Фоминой К. Предложения Телегина И. Проверьте, все ли участники совещания присутствуют. Отсутствующих вычеркните в черновом варианте протокола карандашом — возможно, они опаздывают.

Причины неявок и опозданий выясните после совещания. Время прихода тех, кто опоздал, фиксируйте прямо в тексте протокола в скобках: В этом случае будет точно известно, кто из присутствующих и что именно пропустил в ходе совещания. На первом листе черновика и на листах с соответствующими названиями докладов последовательно фиксируйте Ф. Фиксировать нужно только основную информацию: даты, цифры, факты. Впоследствии сверьте записи с предоставленными текстами выступлений тезисами.

Если обнаружите расхождения, сообщите об этом председателю совещания. Этот пункт заполняют, когда ход выступления ораторов прерывается комментариями, вопросами и возражениями других участников. Например: Дело в том, что любое высказывание может изменить ход совещания, и впоследствии бывает необходимо выделить момент, когда и в связи с чем это произошло.

В кратком протоколе комментарии обычно не фиксируют. Исключением являются случаи, когда в них содержится важная информация, которая влияет на решения по определенному вопросу. В этой части протокола коротко и точно запишите принятое решение. Его формулировка должна быть понятной, без двоякого толкования. Голосование может быть открытым или тайным — с использованием специальных программ или бюллетеней. Шаг 3: Оформляем протокол Чистовой вариант протокола составляет секретарь в течение 2—3 дней с момента проведения совещания этот срок должен быть утвержден в инструкции по делопроизводству.

Его оформляют на общем бланке организации или на специально утвержденном бланке протокола этот вариант предпочтительнее. Бланк протокол [2] Пример 5 можно разработать и утвердить отдельным приказом или включить его в состав инструкции по делопроизводству.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Если совещание длится несколько дней, то в документе необходимо указать временные границы: Заголовок к тексту — реквизит 18.

Для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов Заголовок к тексту состоит из названия коллегиального органа: В иных случаях в Заголовке к тексту следует указывать тему совещания: Текст документа — реквизит 20 — состоит из вводной и основной частей. Шаг 4: регистрируем протокол После составления протокола секретарь подписывает его и передает на подпись председателю. Затем протокол необходимо зарегистрировать в журнале реестре регистрации и учета протоколов Пример 6.

Нумерация протоколов сквозная в пределах одного календарного года. Должности в журнале указывать не обязательно. Их всегда можно уточнить, открыв сам протокол. Порядковый номер учетной записи может не соответствовать номеру протокола см.

Пример 6.

Вопросы организатору

Все начинают размышлять. Наверное, будем обсуждать, как идет реализация продукции, Или наметим план реализации? Ил и будем его согласовывать?

Документирование подготовки и проведения совещаний, их история и классификация

Как правильно и с пользой провести рабочее совещание 18. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять. Проведение совещаний нужно сделать системой Если для сотрудников каждая оперативка - словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать. В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный. Например: каждую среду - совещание у директора, 25 числа каждого месяца - у начальника отдела продаж и так далее.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: После совещания в НАТО Столтенберг заявил, что члены альянса должны увеличить отчисления в бюджет …

Эффективные совещания для эффективного управления компанией

Демократический стиль является наиболее оптимальным для большинства типов проблемных и задачных ситуаций. Будучи наиболее организованной, данная модель совещания наиболее комфортна для участников и результативна по критерию целедостижения, а также по критерию неформальности согласования. Промежуточными между автократическим и анархическим типами можно выделить авторитарно-снисходительный и случайно-оформленный см. В этом типе сочетается автократичность в основе и некоторые элементы раскрепощенно-анархического стиля.

Документирование подготовки и проведения совещаний, их история и классификация Документирование подготовки и проведения совещаний, их история и классификация Автор: И. Топчиева Документирование подготовки и проведения совещаний, их история и классификация И. Топчиева, к. РГГУ Совещания как вид управленческой деятельности, их история и классификация Документирование подготовки разных типов совещаний: оперативного, итогового, коллегиального органа Документы, образующиеся в результате подготовки совещаний Процесс управления на всех уровнях становится все более сложным и комплексным. Его задачи невозможно решить без привлечения многих специалистов.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Секреты эффективного совещания
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 4
  1. maicichirim

    Да-уж посмотрим

  2. Христофор

    Вот етот действительно тема) если будет что то еше готов пожертвовать на развитие проекта.

  3. Ираида

    Чёрт возьми! Круто!Вы Сами ответили.Беру в цитник! Смысл жизни и всё остальное. Решено.Без шуток.

  4. Зоя

    Я согласен с Вами, спасибо за помощь в этом вопросе. Как всегда все гениальное просто.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных